Consolidação de stack: como a Arcline cortou 64% em 11 dias

A consolidação de stack é frequentemente tratada como projeto de cinto-apertado, mas o caso da Arcline Systems mostra que pode ser, na verdade, um projeto de resiliência operacional. Eles chegaram pra nós em novembro com um problema familiar: três ferramentas separadas, três contas separadas, três times de admins separados e zero visão coerente das operações. Em fevereiro estavam rodando tudo pela Luminary — e tinham cortado o gasto anual com tooling em 64%.

Esta é a história deles, com a permissão da equipe.

O cenário antes da consolidação de stack

Por dois anos, a Arcline rodou Zapier para integrações, Make para workflows e um dashboard interno caseiro para relatórios. Cada ferramenta era ótima isoladamente. Juntas, criaram seis fontes de verdade diferentes e um plantão permanente só para tooling.

O ponto de ruptura veio quando um webhook do Stripe falhou silenciosamente no Zapier, não disparou o workflow seguinte no Make e 1.400 clientes foram cobrados em duplicidade antes que alguém percebesse.

A transição

Já vimos migrações se arrastarem por seis meses. A da Arcline durou 11 dias úteis. As decisões que comprimiram o cronograma:

• Migração em paralelo, não após o sunset. Os dois stacks rodaram juntos por 9 dias.
• O time de CSM tinha poder de veto sobre os critérios de cutover.
• Zero refatorações “já que estamos mexendo” durante a migração.

Em comparação com a migração massiva da Cobalt Finance, o caso da Arcline mostra que mesmo consolidações relativamente pequenas exigem disciplina de escopo.

Os números, seis meses depois

Workflows monitorados: 412 (vs. 287 no stack antigo). Tempo médio para detectar falha: 38 segundos (vs. 11 minutos). Gasto anual com tooling: R$ 460 mil (vs. R$ 1,27 milhão). Horas de engenharia por semana em tooling: 4 (vs. 26).

O ganho real, no entanto, não está nos números absolutos — está na previsibilidade que uma stack consolidada traz para times pequenos que não podem se dar ao luxo de manter três plataformas.